E-mediation

Ces dernières années, l'internet joue un rôle proéminent dans la vie quotidienne. Dans la pratique de la médiation, nous constatons également que la médiation en ligne est de plus en plus utilisée.

En temps de crise, il faut être capable de réagir rapidement. Les conflits et les problèmes augmentent, alors que pendant la période coronale, les tribunaux ne pouvaient fonctionner qu'à moitié. Il devient donc d'autant plus important de pouvoir proposer des alternatives dans la gestion des conflits. L'une de ces alternatives est la médiation.

1. Une palette de choix

Lorsque les parties sont confrontées à un conflit, elles disposent d'un éventail de méthodes de résolution des conflits, à savoir la négociation, la médiation, l'arbitrage et les tribunaux.

Chaque méthode a ses avantages et ses inconvénients, en fonction de la relation entre les parties, du délai dans lequel une solution doit être trouvée, du désir des parties de contrôler la solution, des coûts que les parties (souhaitent) engager et du résultat final que les parties visent (par exemple, un titre exécutoire ? une solution propre ? une solution rapide ?).

2. Quelle est la valeur ajoutée de la médiation par rapport à la négociation ?

Tout d'abord, le processus de médiation est supervisé par un tiers neutre, le médiateur. Le médiateur organise les réunions, veille à une communication respectueuse entre les parties, structure le processus, s'assure que tous les intérêts sont abordés et que les points d'action convenus sont suivis. Ce tiers professionnel neutre n'est pas là dans le cadre d'une négociation.

La médiation peut être convenue à l'amiable entre les parties, mais peut aussi être ordonnée par le tribunal. Contrairement à une négociation, un tribunal peut ordonner une médiation à la demande d'une partie ou de sa propre initiative, même si toutes les parties ne sont pas d'accord. L'idée est de réunir les parties autour de la table. Les parties ne peuvent pas être obligées d'aller en médiation si elles ne le souhaitent pas ; la médiation est un processus volontaire.

Il est également important de noter que la médiation, de par sa nature même, a un caractère confidentiel, qui ne peut être levé qu'avec l'accord écrit des parties, c'est-à-dire que "ce qui se passe dans la médiation, reste dans la médiation". Les négociations peuvent également être confidentielles, mais pas par nature et seulement si les parties en conviennent explicitement.

Le grand avantage de la médiation, cependant, est que si les parties parviennent à un accord, celui-ci peut être ratifié par le tribunal en tant que titre exécutoire. La médiation est donc l'un des moyens les plus efficaces de parvenir à une solution soutenue par les parties (et exécutoire).

3. E-mediation: points d'attention

La médiation gagne de plus en plus la confiance du monde des affaires en tant qu'alternative à part entière à la résolution des conflits. Cela est dû en partie à la professionnalisation du métier de médiateur certifié, mais aussi à la flexibilité qu'offre la médiation en temps de crise (par exemple, Corona). En raison de l'absence de formalisme et de l'énorme flexibilité, la médiation permet une réponse rapide. Cela permet aux parties de réagir rapidement aux conflits qui nécessitent une solution urgente et de garder cette solution entre leurs mains.

La médiation peut être organisée à la fois physiquement et numériquement et 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Les parties elles-mêmes, en consultation avec le médiateur, déterminent où et quand elles souhaitent négocier et si elles souhaitent se rencontrer physiquement ou numériquement. Les parties elles-mêmes recherchent une solution (pragmatique) et déterminent la rapidité avec laquelle elles la trouveront. La rapidité d'action permet de gagner du temps et de l'argent et d'éviter l'escalade du conflit.

La médiation en ligne présente des avantages et des inconvénients par rapport à la médiation hors ligne, mais elle est avant tout une autre approche. Il est parfaitement possible de combiner la médiation en ligne et hors ligne, une partie de la médiation se déroulant en face à face et l'autre via l'internet.

Avantages de la médiation en ligne

1. Flexibilité

Grâce à la médiation numérique, une médiation peut être organisée quand et où les parties le souhaitent. De cette manière, les parties déterminent elles-mêmes le rythme du processus de médiation. Si le besoin est grand, le médiateur peut intervenir rapidement à distance.
La médiation numérique peut également se dérouler dans un environnement familier et sûr, sans confrontation physique. Cela peut permettre aux parties en conflit de parler plus facilement et librement.
Il offre également la possibilité de répondre à des changements de dernière minute (par exemple, une infection coronaire chez l'une des parties empêche une réunion physique, mais pas une réunion numérique).

2. Efficacité

Une vidéoconférence est très efficace car il n'y a aucun formalisme à prendre en compte (par exemple, pas de lettres d'appel ou de dates de session comme au tribunal). Les parties ne doivent pas non plus se déplacer et elles gagnent du temps.
La médiation numérique facilite aussi grandement l'implication de tiers dans la médiation ou la médiation avec des parties étrangères.

3. Caucus

Les réunions numériques (via Teams of Zoom ou autres) se prêtent également à des consultations confidentielles pendant la médiation (caucus). Par exemple, il est possible de créer des salles de repos numériques qui permettent aux parties d'avoir une discussion confidentielle séparée, soit avec le médiateur, soit au sein de leur équipe de négociation.

Les mises en garde contre la médiation en ligne

1. Professionnalisme

Pour qu'une médiation numérique se déroule sans problème, il est important que le médiateur et les parties soient suffisamment familiers avec le support (par exemple Teams ou Zoom) pour pouvoir facilement partager des informations (par exemple en partageant leur écran) ou discuter en toute confidentialité (dans des salles de repos). Si l'on ne connaît pas suffisamment le forum numérique, on perd de vue le contenu de la conversation.

2. Maintenir le contrôle sur les parties

En tant que médiateur, il est moins évident dans les médiations numériques de maintenir - à distance le contrôle sur les parties et la communication. La communication électronique a une dynamique différente de la communication en face à face. Un problème courant dans la médiation électronique est que plusieurs personnes sont réunies dans une même pièce pour participer à la réunion numérique et, pendant la médiation, se concertent en "sourdine". Cette attitude est très gênante pour la personne qui parle et peut être perçue comme un manque de respect. Pour éviter cela, il peut être approprié dans certains cas, en tant que médiateur, de demander aux parties de se connecter séparément avec leur propre ordinateur (et/ou de prévoir ce principe dans le protocole de médiation).

3. Problèmes techniques

L'expérience a montré que les réunions en ligne peuvent également comporter des défis techniques (par exemple, un écran figer, une connexion Internet interrompue, etc.) Éteindre la caméra et/ou la fermeture des programmes informatiques ouverts (par exemple Outlook) peuvent parfois être une solution.

4. Contrôler la confidentialité

Dans une médiation numérique, il n'est pas facile pour le médiateur de savoir qui se trouve "dans les coulisses". Par exemple, une personne peut être à l'écran, mais il peut y avoir d'autres personnes dans la salle de réception qui écoutent. Cela peut être très délicat pour la confidentialité de la médiation. Le protocole de médiation doit donc prévoir que les parties garantissent la confidentialité et que chaque participant en est responsable.

La numérisation de la vie quotidienne n'est pas sans conséquences sur la manière de traiter la résolution des conflits. Pendant longtemps, on a pensé que la communication en ligne était inférieure à la communication en face à face, car la dynamique est différente et les signaux non verbaux sont moins transmis. Il apparaît aujourd'hui que cette idée était prématurée et que la communication en face à face n'est pas toujours meilleure. La médiation en ligne peut être un outil très enrichissant et permettre une approche rapide et efficace dans un environnement sûr, mais il est important d'être attentif aux pièges et de les anticiper dans la mesure du possible.

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