De rollen van de bedrijfsjurist in een veranderende wereld

Op 14 november vond de Dag van de bedrijfsjuristen plaats. Een dag om de community van de bedrijfsjuristen samen te brengen. Centraal thema: welke rollen heeft de bedrijfsjurist in de snel veranderende wereld van vandaag. Tien sprekers stonden stil bij de diverse aspecten van de job: hoe bereid je je voor op veranderende wetgeving? Hoe communiceer je met niet-juristen? Wat is de impact van AI? Wat is de rol van compliance? …

2023 was een grand cru-jaar voor de bedrijfsjuristen. De hervorming van de IBJ-wet zette het beroep steviger op de kaart. Een wetswijziging die er kwam dankzij veel ‘courage’, energie en overtuigingskracht. Met de versterkte vertrouwelijkheid is België trouwens een pionier in Europa. Het geeft de job van bedrijfsjurist meer visibiliteit en credibiliteit.

Drie rollen van de bedrijfsjurist: een persoonlijke ervaring

Els Steen, voorzitter van het Instituut voor bedrijfsjuristen (IBJ) en bedrijfsjurist – CLO – bij  Ahold Delhaize, lanceert de dag met een inspirerende keynote. Ze vertelt vanuit haar eigen ervaring over hoe je de job als bedrijfsjurist kan invullen.

Het eerste waar mensen aan denken als ze het over de bedrijfsjurist hebben, is de bedrijfsjurist als juridisch expert, als risk manager. Els Steen gebruikt er het beeld van de legal eagle voor: die gaat direct naar de bottom line. Wat houden al die regels in voor de praktijk, hoe beïnvloeden de regels de business? Laat je daarbij niet afleiden door de rocking horse, het hobbelpaard (bepaalde mails, telefoontjes, …) dat de focus wegneemt van de essentie. De fameuze Eisenhower Matrix kan helpen om te schiften tussen wat dringend en belangrijk is, en wat het niet is.

Maar minstens even belangrijk zijn twee andere rollen. Als bedrijfsjurist zit je immers ook mee aan de tafel. Daar waar het gebeurt, daar waar de beslissingen genomen worden. Deze rol overstijgt het louter juridische. Het vraagt inzicht in de business, in de strategie van de onderneming. Het woord ‘general’ staat niet voor niets in de functie general counsel. Ten slotte ben je ook de consigliere, de algemene adviseur en vertrouwenspersoon. Of vul het gerust in met wat humor, als de court jester.

Hoe bereid je je als bedrijfsjurist voor op nieuwe regels?

Juan Gomez-Riesco (Legal & Policy Officer – Company Law, DG JUST, Europese Commissie)  staat stil bij de komende Europese CSDD-richtlijn (Corporate Sustainability Due Diligence) die vnl. grote ondernemingen nieuwe zorgvuldigheidsverplichtingen oplegt rond duurzaamheid. Naast deze verplichtingen, zal de nieuwe regelgeving echter ook de bedrijven heel wat voordelen opleveren: (i) de richtlijn creëert een level playing field voor alle ondernemingen, (ii) het vertrouwen van het publiek in de ondernemingen zal stijgen, (iii) de bedrijven kunnen hun risk management verbeteren,…

Hoe bereid je je voor op deze nieuwe richtlijn en op alle andere regelgeving die voortdurend op ons afkomt? Michaël Gillis (bedrijfsjurist Engie, European vice president Legal, Ethics, Data Privacy & Security) geeft negen concrete tips:

1. Creëer een divers team (samengesteld uit juristen, risk managers, compliance managers, industry experts, …) dat voortdurend monitort en analyseert. Houd zowel de formele als informele bronnen in het oog.
2. Doe een impact assessment.
3. Schrijf verschillende mogelijke scenario’s uit. Verwacht je dus niet enkel aan de minimale of beste impact voor je onderneming, maar bereid je ook voor op het worst-case scenario.
4. Doe aan risk assessment. Doe dat trouwens voortdurend. Nieuwe wetgeving kan zo je zwakke punten blootleggen.
5. Bouw een relatie uit met de regulatoren en regelgevers. Ga met hen rond de tafel zitten. Zo kan je ook invloed uitoefenen.
6. Neem deel aan fora, overleg met de beroepsfederaties, spreek erover met je collega’s: hoe zien zij de impact van de nieuwe regelgeving? Vertrouw op collectieve knowhow.
7. Vraag advies aan externe experten, zoals je advocaat.
8. Train het team. Ga er niet vanuit dat door het rondsturen van één memo iedereen mee is met de nieuwe regelgeving. Het loont de moeite om tijd te investeren in het trainen van iedereen die geïmpacteerd wordt, op alle echelons van de onderneming.
9. Bereid je voor op crisismanagement. Wat als de wijziging een heel grote impact heeft op de onderneming?

Als een onderneming een lastige wetswijziging overleeft, of zelfs floreert, is dat geen kwestie van geluk maar van goede voorbereiding.

Naar een risk mindset?

Antoine Henry de Frahan (guest lecturer EDHEC Business School, consultant, auteur, spreker) pleit voor een risk mindset. Een juridische vraag kan je natuurlijk benaderen vanuit een rule mindset: (i) is er een regel? (ii) is de regel duidelijk? (iii) is de regel toepasbaar in de praktijk? (iv) wil je de regel toepassen? Zo kom je echter niet altijd tot een antwoord.

Waarom niet anders denken, vanuit een risk mindset? Maar wat is een risico? Wat zijn de gevolgen, hoe groot is de kans dat een risico zich voordoet? Om die vragen te beantwoorden moet je kennis hebben van de context, je moet de business door en door kennen. Pas als je de risico’s goed inschat, kan je oordelen of je het risico wil nemen.

De risk mindset gaat uit van het bedrijf zelf. Maar natuurlijk kan een beslissing ook grote impact hebben op derden. Ook met hen houd je rekening. Dat is de ethics mindset.

Deze drie mindsets sluiten elkaar niet uit, maar vullen elkaar aan.

Wat is de rol van de risk manager in dit alles? Daar zoomt Adriana Cavaliere (Senior Risk Manager, Skeyes) op in. De wereld van vandaag is er inderdaad één van complexe disrupties, van opeenvolgende crisissen die elkaar versterken. We zitten volop in een transitie naar een ander tijdperk. Dit vraagt ook een andere denkwijze: een overgang van risk naar resilience. Risk management is zo niet langer enkel een verhaal van crisissen beheren, maar ook van opportuniteiten grijpen: “bounce back better”. De rol van de risk manager daarin is duidelijk. Sta niet in een apart hoekje, maar wees een echte partner van de business. Maar hoe? Enkele tips en tricks: (i) Luister naar alle stakeholders (klanten, collega’s, …), (ii) Heb oog voor ieders toegevoegde waarde, (iii) keep it simple en (iv) houd je ogen open voor mogelijke blind spots. Om alles in één motto samen te vatten: wees een bruggenbouwer en “get your board on board.”

Hoe de nieuwe regels uitrollen: de rol van legal design

Bij het uitrollen van nieuwe regels kan legal design een belangrijke rol spelen, licht Dominique Meert (Founder, The Visual Lawyer) toe. Als bedrijfsjurist moet je die nieuwe regels immers bedrijfsbreed communiceren, ook alle niet-juristen moeten mee zijn. Duidelijke communicatie is dus cruciaal. Eén memo vol juridische taal, gespekt met honderd voetnoten, zal dan niet volstaan. Voor juristen is die klare taal wel eens een struikelblok. Legal design is dan een mogelijke oplossing. En dit hoeft echt niet te betekenen dat je alles in een grafisch design moet verpakken. Het betekent wel dat je anders gaat denken: je vertrekt vanuit de lezer (in design thinking meestal de ‘user’ genoemd). Met een goed gestructureerde tekst, met klare taal en enkele eenvoudige visuals kom je al een heel eind. Het doel is de users: makkelijk vinden wat ze zoeken, begrijpen wat ze lezen en er ook effectief mee aan de slag gaan.

Hoe omgaan met AI?

In heel veel ondernemingen gebruiken diverse afdelingen al artificiële intelligentie (uit onderzoek blijkt dat dit vooral R&D, marketing en sales zijn). Sari Depreeuw (Partner Crowell & Moring, parttime professor UCLouvain Saint-Louis Bruxelles) gaat hierop in en onderzoekt de mogelijke risico’s die het gebruik van AI met zich meebrengt. Hier focussen we ons op de interne risico’s voor ondernemingen. Over welke risico’s hebben we het? (i) Aan de input-zijde. Wat als medewerkers gevoelige of confidentiële data delen met een AI-systeem? (ii) Aan de andere kant. Hoe wordt de output van het AI-systeem gebruikt: zijn deze data bijvoorbeeld betrouwbaar (zijn ze bv. niet biased), en zijn ze niet beschermd door copyrightregels?

Je zou natuurlijk elk gebruik kunnen bannen, of als een loose canon alles loslaten. Vanzelfsprekend zijn dat geen echte oplossingen. Welke aanpak dan wel? Sensibiliseren, monitoren en het uitwerken van een policy. Stel daarvoor een team samen van experten uit verschillende afdelingen: legal, risk, compliance, business, IT, …

Panelgesprek: compliance in de praktijk

In een afsluitend panelgesprek wisselen Vanessa Moens (General Manager, KBC Group Compliance, gastdocent Vlerick), Els Steen (Voorzitter IBJ, bedrijfsjurist (CLO) Ahold Delhaize), Jean-Pierre Buyle (partner Monard Law, oud-stafhouder Balie Brussel, oud-voorzitter Avocats.be), Axelle Steurs (bedrijfsjurist Kpler, Legal & People Director) met Jean Cattaruzza (Ombudsman financiële sector, erevoorzitter IBJ) als moderator, van gedachten over de rol van compliance.

Hoe verschilt die naargelang de sector waarin de onderneming actief is, en wat is de invloed van de grootte van de onderneming? Zo draait het voor de financiële sector vooral rond antiwitwasregelgeving. Compliance houdt dan ook vooral adviseren en monitoren in. Voor andere sectoren lijkt compliance een veel bredere vraag. Een scale-up zit dat weer met andere vragen: hoe betrek je alle afdelingen erbij?

En wat met de advocatuur? Kan een advocaat de rol van compliance manager opnemen in een onderneming? Het kan, zo blijkt, maar enkel onder strikte voorwaarden.

Wim Putzeys
Hoofdredacteur Jubel