Efficiënt conflicten oplossen

Nu de Mediation Week net afgelopen is, willen we nogmaals benadrukken hoe belangrijk uw verzoenende rol is als bedrijfsjurist. U bent ideaal geplaatst om evenwichtige, duurzame overeenkomsten op te stellen, om te overleggen, doelen te begrijpen en belangen te identificeren, oplossingen te onderhandelen en doeltreffende regelingen voor te stellen, indien mogelijk zonder tussenkomst van een rechter.

Tijdens die week werd het IBJ vertegenwoordigd door Julie Dutordoir, Directeur-generaal, op de Studienamiddag “Bruggen bouwen” over bemiddeling (11 oktober 2023), georganiseerd onder andere door de VUB. En Tom Wijnant, co-voorzitter van de Practice Group Effective Dispute Resolution, vertegenwoordigde het IBJ op de Centrale Dag van de Bemiddelaar, georganiseerd door de Federale Bemiddelingscommissie op 12 oktober 2023. Er waren ook tal van andere initiatieven die bemiddeling en efficiënte geschiloplossing onder de aandacht hebben gebracht.

Tijdens de afgelopen vergaderingen van de Practice Group "Effective Dispute Resolution", was de rol van bedrijfsjuristen in de preventie en oplossing van geschillen eveneens het centrale onderwerp bij de uiteenzettingen van de voorzitters van de Ondernemingsrechtbank van Brussel (Anouk Devenyns en Paul Dhaeyer), en van experts in onderhandelen en bemiddelen, zoals Theo De Beir.

We vinden het belangrijk om enkele tips & tricks te delen die we hebben opgepikt van sprekers en deelnemers aan de vergaderingen van de Practice Group, om geschillen effectief te vermijden of aan te pakken.

1. Je toegevoegde waarde: Benadruk je kennis van het recht, van je bedrijf en van alternatieve geschillenoplossing over het algemeen. Je bent niet enkel een uitvoerder, maar een strategisch adviseur die een grote impact kan hebben op het aangaan van duurzame relaties, en het voorkomen en beheren van conflicten.
2. Voorbereiding van de onderhandeling – de ijsberg die niemand ziet: Het succes van een onderhandeling hangt in grote mate af van de voorbereiding, die vaak over het hoofd wordt gezien of geminimaliseerd. Voer een SWOT-analyse uit en overweeg de belangen en alternatieven van elke partij.
3. Vermijd escalatie: Kies voor een empathische en luisterende houding in plaats van een agressieve ("hoe harder ik schreeuw") of bedreigende aanpak. Vermijd ook dat je zelf of je advocaten een "hot potato" sturen die het conflict onnodig aanscherpt. Dit zal de bereidheid van de andere partij om te onderhandelen verminderen en is contraproductief.
4. Durf het contract in de la te laten en open te discussiëren, zelfs als je zeker bent dat de voorwaarden in jouw voordeel zijn, zelfs als jij de jurist bent die de punten waarover in het verleden is onderhandeld, hebt opgeschreven in mooie clausules. De houding kan dan zijn: "Ik geloof dat we volgens het contract in ons recht zijn, maar ik ben bereid om open te discussiëren..."
5. Totaalbeeld: Benader meningsverschillen in de context van totale samenwerking met de partij, in plaats van punt voor punt te onderhandelen; denk out-of-the-box en focus op gezamenlijke belangen en door het speelveld te vergroten.
6. Kamer minnelijke schikking: Verschillende ondernemingsrechtbanken voorzien in hun organisatie zeer effectieve kamers voor minnelijke schikking, waarvan het gebruik sterk groeit. De zaak kan (vaak zelfs reeds voorafgaand aan een gerechtelijke procedure en dus kosteloos) worden voorgelegd aan een rechter die de partijen met elkaar probeert te verzoenen. Dit gebeurt in een vertrouwelijke context, waarbij de verzoenende rechter zich terugtrekt indien de verzoeningspoging mislukt. In dat laatste geval oordeelt een andere rechter over de grond van de zaak. Bespreek deze optie met je advocaat!
7. Vertegenwoordiging van het bedrijf: Als je bedrijf vaak te maken heeft met geschillen, overweeg dan om in de statuten op te nemen dat de bedrijfsjurist het bedrijf persoonlijk mag vertegenwoordigen.
8. Facts, Facts, Facts: Besteed voor de rechter je energie aan de feiten en relevante documenten. Rechters kennen het recht goed, maar hebben jou nodig om de specifieke feiten van uw zaak te begrijpen. Een stukkendossier dat is voorbereid door de bedrijfsjurist vormt een aanzienlijke meerwaarde voor een beter begrip en behandeling van de zaak door de rechter
9. Train jezelf in bemiddelings- en onderhandelingsvaardigheden: Je zult je bedrijf beter kunnen ondersteunen als je deze vaardigheden beheerst. Zorg ook dat je je kennis opfrist over de verschillende mogelijke trajecten van geschiloplossing (onderhandelen, bemiddelen, arbitrage, bindende derde beslissing, collaboratieve onderhandelingen, minnelijke schikking…) zodat je je onderneming kan adviseren over het traject dat in de gegeven omstandigheden het meest geschikt is. Deze opleidingen geven u ook punten voortgezette opleiding!
10. Join the EDR Practice Group. Heb je interesse in efficiënte conflictoplossing en wil je hierover graag van gedachten wisselen met andere bedrijfsjuristen of experts? Sluit je dan nu aan bij de Practice Group Effective Dispute Resolution van het IBJ!